Voortgangsrapportage Structuurcommissie
Tijdens de algemene ledenvergadering van het stamboek op donderdag 4 september jl. heeft Jolanda Schreuder, voorzitter van de Structuurcommissie, de aanwezige leden geïnformeerd over de voortgang van het werk van de commissie. Omdat dit agendapunt na een aantal andere belangrijke agendapunten (zoals de verkoop van het FPC) werd behandeld, had een aantal leden toen de vergaderruimte al verlaten. Wij vinden het belangrijk dat de leden van het FPS op de hoogte zijn van de huidige stand van zaken, en dat ze weten waar de Structuurcommissie op dit moment mee bezig is. We hebben dan ook gemeend de inhoud van de presentatie van 4 september over de voortgang van de opdracht tot herstructurering van het FPS, in Phryso op te nemen. Het stuk is in drie stukken opgedeeld. Dat zijn doel en uitgangspunten van de nieuwe organisatie (1), de opzet (rode draad) van de nieuwe organisatie (2) en het invoeringstraject (3). Het wordt voorafgegaan door een korte inleiding. Wij vragen u om dit stuk aandachtig te lezen. Het is van het grootste belang dat u zich mee betrokken voelt bij de door ons voorgestelde wijziging van de structuur van het FPS. Aan het eind van het stuk staat dan ook een verzoek aan u om te willen reageren.
Inleiding
Het FPS heeft de afgelopen twintig jaar een forse groei doorgemaakt, zowel in leden als geregistreerde paarden. De belangrijkste succesfactor daarvan is het Friese paard zelf. In verschijning en beweging veroorzaakte het een grote binnen- en buitenlandse belangstelling. Als enig inlands ras van Nederland vertegenwoordigt het Friese paard een grote culturele waarde. Bijzonder kenmerk is ook dat veel fokkers en houders van Friese paarden een bijzondere en emotionele band met hun dieren hebben. Aan de huidige periode van grote bloei van het ras wereldwijd ging een uiterst problematische fase vooraf. Aan het eind van de jaren zestig van de vorige eeuw werd het ras met uitsterven bedreigd door de mechanisering op de boerenbedrijven. In de registers van het FPS stonden nog ca. negenhonderd Friese paarden ingeschreven, de bodem van de stamboekkas was van alle kanten te zien. De taaie volharding van trouwe fokkers, liefhebbers, gehouden acties (de Kruistocht van LR 'De Oorsprong'), een aantrekkende economie en de ontdekking van de Fries als ideaal aangespannen paard (en later als zadelpaard) voor de burger met redelijk wat vrije tijd, zorgden voor de ommekeer.
Zo is de basis gelegd voor het uiteindelijke succes van ons stamboek, opgericht in 1879 en daarmee het oudste paardenstamboek van Nederland. Naast de begin jaren vijftig opgerichte vier fokverenigingen in Friesland, kwamen er in alle delen van Nederland fokverenigingen bij. In Duitsland werd eind jaren zeventig de eerste buitenlandse dochtervereniging van het FPS opgericht. Nu draaft de Fries op alle continenten. Groter groeien is meestal niet eenvoudig, vooral niet als dat zo onstuimig gebeurt en in een relatief korte periode, zoals dat bij ons het geval is geweest.
We hebben als stamboekvereniging nu opnieuw een pijnlijke fase achter de rug. De leden hebben harde besluiten moeten nemen. De pijn die dat veroorzaakt heeft is niet binnen een paar maanden over. Wel ligt er nu een gedegen financiële structuur onder het aloude Koninklijke FPS. Nu het voortbestaan van het FPS is gewaarborgd, kan er ook verder worden nagedacht over de vraag of de huidige verenigingsstructuur van het FPS in deze tijd nog wel de juiste is. Want niet alleen het aantal leden blijft groeien, ook het aantal dekkingen en het aantal paarden. Met die opdracht is de Structuurcommissie bezig.
1. Doel en uitgangspunten bij het ontwikkelen van de nieuwe structuur.
Doel voor een nieuwe organisatiestructuur is het opzetten van een gezonde en duurzame stamboekvereniging, met daarbij het bevorderen van de ingezette groei. Die dient zowel kwalitatief als kwantitatief te zijn, waarbij de culturele en emotionele waarde van het ras blijft gehandhaafd.
Uitgangspunten zijn:
1. Een financieel gezonde vereniging;
2. Vereniging en stamboekorganisatie transparant (doorzichtig), toetsbare besluitvorming;
3. Marktgericht beleid.

Dat het stamboek financieel gezond moet zijn behoeft geen nadere toelichting. De termen transparant en toetsbaarheid hebben betrekking op de werkwijze van de stamboekvereniging. Met marktgericht beleid wordt bedoeld de richting of visie van de nieuwe organisatie.

Ad 1. Een financieel gezonde vereniging
Na de algemene ledenvergadering van 25 april 2003 heeft de structuurcommissie het nieuwe stamboekbestuur dringend geadviseerd zorg te dragen voor een financieel gezonde uitgangspositie. Dat betekende een grote financiële schoonmaak. Hoewel de vermogenspositie van het FPS op dit moment nog lang niet rooskleurig is, heeft de commissie vertrouwen in de uitgangspunten die door het bestuur zijn vastgelegd voor 2003, 2004 en verder.

Ad 2. Transparantie en toetsbaarheid
Door het opstellen en vastleggen van afspraken over verantwoordelijkheden, bevoegdheden en besluitvormingsprocessen binnen en tussen alle geledingen van de stamboekorganisatie, wil de structuurcommissie een zo groot mogelijk doorzicht (transparantie) in die organisatie bereiken. Op basis van hetgeen is vastgelegd, is toetsing van bijvoorbeeld te nemen besluiten aan bestaand of nieuw beleid een vanzelfsprekendheid.
Transparantie en toetsbaarheid betekent dat voor iedere raad, bestuur, commissie en directie geldt:
- Planning van activiteiten vindt plaats via vooraf opgestelde beleidsplannen en begrotingen. Daarin worden meetbare doelen opgenomen (wij willen dat en dat dan en dan bereiken);
- Uitvoering verloopt via vastgestelde besluitvormingsprocessen;
- Evaluatie vindt achteraf plaats via resultaatoverzichten en jaarrekeningen, waarin controleerbare resultaten moeten zijn opgenomen.

Leden
De vereniging is er voor de leden en niet omgekeerd. De stamboekorganisatie zal dan ook aan hen verantwoording moeten afleggen. De opbouw van het ledenbestand is één van de belangrijkste onderwerpen in de discussie over hoe dit afleggen van verantwoording het best kan plaatsvinden. In de onderstaande grafiek ziet u duidelijk de groei van het aantal leden in de afgelopen twintig jaar. Wij verwachten dat deze tendens zich in de toekomst verder doorzet.

In 1984 stonden ca. tweeduizend leden bij het FPS geregistreerd. Momenteel (2003) zijn dat er meer dan twaalfduizend. Het aantal leden groeit nog steeds, jaarlijks met vijf tot acht procent. In het rapport van de herstructureringscommissie van 1987 (commissie Grijpstra) is aangegeven dat de algemene ledenvergadering door vijf tot tien procent van de toenmalige leden werd bezocht. Het betrof in de meeste gevallen maximaal tweehonderd leden. Die opkomst werd toen al als knelpunt aangemerkt. Met uitzondering van de drie in 2003 gehouden ledenvergaderingen bleef de opkomst van maximaal tweehonderd leden bij de jaarlijkse algemene ledenvergadering constant.
De structuurcommissie vindt het fenomeen 'algemene ledenvergadering' niet meer toereikend voor een vereniging met twaalfduizend leden die geografisch een grote spreiding hebben. De leden wonen namelijk niet alleen in Nederland of de buurlanden, maar ook ver daarbuiten. Ook de verdeling van de leden in binnen- en buitenland is van belang. In 2003 wonen zevenduizend FPS-leden in Nederland, vijfduizenddriehonderd leden in het buitenland. In onderstaande grafiek ziet u de verhouding weergegeven van de binnen- en buitenlandse FPS-leden in de voorgaande twintig jaar. De cijfers over 2003 zijn nog niet bekend en dus niet opgenomen in de grafiek. Voor de komende tien jaar verwachten wij een vijftig-vijftig verhouding tussen de Nederlandse en de buitenlandse leden van het stamboek.


Verdeling buitenland
De buitenlandse leden zijn praktisch allemaal lid van een door het FPS-moederstamboek erkende dochtervereniging in hun eigen land. Met meer dan vijftienhonderd leden zijn die in de Verenigde Staten van Noord-Amerika en Canada (FHANA) en Duitsland (DFZ) de grootste. Meer dan vijfhonderd leden tellen respectievelijk België (BSFP) en Frankrijk (ACFF). De overige dochterverenigingen in de diverse buitenlanden tellen minder dan vijfhonderd leden. Elke vereniging is vertegenwoordigd in de World Friesian Horse Organisation (WFHO).
De Structuurcommissie heeft in de vorige tussenrapportage aangegeven op basis van het geregistreerde aantal leden een statusindeling (A-, B- of C-status) te overwegen. Afhankelijk van de status van de buitenlandse dochter kan dan naast het toekennen van bevoegdheden in eigen land, ook de grootte van de afvaardiging naar een in te stellen ledenvertegenwoordiging worden opgenomen.

Verdeling binnenland
We onderscheiden in Nederland leden die lid zijn van het FPS en daarnaast tevens lid van een fokvereniging en leden die uitsluitend lid zijn van het FPS. De Structuurcommissie ging ervan uit dat de verhouding tussen FPS-leden die wel, en FPS-leden die niet bij een fokvereniging zijn aangesloten, ongeveer gelijk zou liggen. Niets bleek echter minder waar. Dat blijkt uit de volgende voorbeelden. De provincie Friesland telt zevenendertig procent van het totale ledental van het FPS. De verhouding FPS-lid plus lid fokvereniging tot FPS-lid zonder aansluiting bij een fokvereniging is hier zestig-veertig. Met andere woorden, zestig procent van de FPS-leden in Friesland is tevens lid van een fokvereniging, veertig procent niet. In het fokgebied Groningen-Drenthe met tien procent van de FPS-leden is de verhouding veertig-zestig. Het fokgebied Noord- en Zuid-Holland telt twaalf procent van de FPS-leden, waarvan twintig procent tevens lid is van de fokvereniging, tachtig procent niet. De structuurcommissie gaat ervan uit dat het overgrote deel van de niet-leden van een fokvereniging in het bezit zijn van een Fries paard dat gebruikt wordt voor sport en/of recreatie.

Vertegenwoordiging vanuit de leden
De Structuurcommissie overweegt sterk de leden van het FPS te adviseren om te komen tot de instelling van een ledenraad. De ledenraad wordt dan in plaats van de algemene ledenvergadering het hoogste orgaan van het FPS. Hoofdopdracht is het controleren van het bestuur en de overige beleidsmakende en uitvoerende geledingen van de stamboekvereniging op het te voeren en uitgevoerde beleid. Voor de invulling van een dergelijke ledenraad gaat de Structuurcommissie op dit moment uit van een mogelijke afvaardiging vanuit de volgende verbanden binnen het FPS.

Buitenland:
- via de WFHO;
- A-statuslanden;
Binnenland:
- vanuit regio's inclusief fokverenigingen;
- hengstenhouders en eigenaren van goedgekeurde dekhengsten;
- vertegenwoordigers uit de sport (zadel en aangespannen) en gebruik

Ad 3. Marketingbeleid
De groei van het aantal dekkingen/inseminaties neemt nog elk jaar toe. De komende jaren komt daardoor een toenemend aantal driejarige Friese paarden beschikbaar, waar ook een markt voor moet zijn. In de volgende grafiek is het aantal dekkingen van de laatste twintig jaar uitgezet. De cijfers voor 2003 zijn hierin nog niet opgenomen, maar uit informatie blijkt dat de groei doorzet.



In 1984 besloeg het paardenbestand vierduizend Friese paarden, waarvan een kleine tien procent in het buitenland. Twintig jaar later zijn er veertigduizend Friese paarden, waarvan dertig procent in het buitenland staat. Over de afgelopen twintig jaar is de toename van het aantal paarden in Nederland ongeveer vijfentwintighonderd stuks per jaar. Wij signaleren een dalende lijn ten aanzien van de afzet in eigen land. Veel van de nu geboren veulens, driejarigen en overige Friese paarden in de handel zullen dus hun weg naar het buitenland moeten vinden.
De Structuurcommissie ziet de marktwaarde van het Friese paard als volgt:
1. De karakteristieke verschijningsvorm met de bijzondere raskenmerken;
2. Goede bruikbaarheid en brede inzetbaarheid in sport en recreatie;
3. Grote culturele en emotionele waarde.
Deze zaken dienen ook ingebouwd en vastgelegd te worden in de nieuwe organisatie van de stamboekvereniging. Daarvoor is nodig:
- Fokkerijdeskundigheid in de fokkerijraad;
- Sport- en gebruiksdeskundigheid in de sportraad en
- Marketingdeskundigheid in het bestuur.
2. Organisatieopzet, of 'de rode draad'.
Tot op heden kent de Koninklijke Vereniging 'Het Friesch Paarden-Stamboek' een bestuursmodel waarbij het gekozen bestuur naast deels beleidsvormend veelal uitvoerend bezig is. Een dergelijk model was goed hanteerbaar in de periode dat het stamboek relatief klein en overzichtelijk was, zowel qua ledental als qua paarden. Volgens het rapport Pomp uit 2001 is dit in de huidige tijd en gelet op de doorgemaakte groei van het stamboek niet meer haalbaar. Doorgaan op de oude voet vraagt een te groot aantal bestuursleden met een te grote individuele belasting. Er moet naar ons inzicht gezocht worden naar een beleidsvormend en toezichthoudend bestuursmodel. De Structuurcommissie denkt daarbij aan een model waarbij het bestuur van de vereniging gaat 'besturen op hoofdlijnen'.
In dit model formuleert het stamboekbestuur het beleid en stelt de kaders op waarbinnen de overige onderdelen van de verenigingsorganisatie (raden, commissies etc.) hun taken uitvoeren.
De keuze van bestuursleden vindt plaats op basis van opgestelde profielschetsen. Daarin is de minimale deskundigheid waaraan bestuursleden van de vereniging moeten voldoen, opgenomen. U moet dan denken aan terreinen zoals financiën, juridische zaken en marketing.

Communicatie naar de leden
Het door het stamboekbestuur geformuleerde beleid en de kaders waarbinnen zich dat moet afspelen, moet helder en duidelijk naar de leden worden overgebracht. De commissie denkt aan presentaties in het land op de onderdelen fokkerij en sport en op zakelijk gebied, dus het financiële reilen en zeilen van de stamboekvereniging. Het te voeren beleid, dus de onderdelen doel en beleidsplannen, alsmede de resultaten van het gevoerde beleid, worden tijdens deze presentaties met de leden besproken. Is naar aanleiding van deze discussies met de leden bijstelling noodzakelijk, dan worden daarna pas de beleidsstukken ter goedkeuring voorgelegd aan de ledenraad.

De werkorganisatie
Voor besturen op hoofdlijnen is een verregaande professionalisering van de werkorganisatie met een kwalitatief en kwantitatief goede invulling van het stamboekkantoor noodzakelijk. De werknemers moeten in staat zijn beleid te vertalen in concrete acties.

De ledenraad
De ledenraad dient een afspiegeling te vormen van het ledenbestand. Hij moet in staat zijn het bestuur te kunnen beoordelen c.q. af te rekenen op te voeren en uitgevoerd beleid. Benoeming van leden van de raad dient daarom te geschieden op basis van kwaliteit. Profielschetsen zijn dan ook een vereiste.

Raden en commissies
Bij de instelling ervan dienen doelstelling, taakstelling en verantwoording duidelijk te zijn omschreven. Ook hier zal benoeming moeten plaatsvinden op basis van kwaliteit.

3. Invoeringstraject (implementatie)
De structuurcommissie vindt een tijdig opstarten van het invoeringstraject (implementatie) vereist. Wij hebben het bestuur daarom geadviseerd hiermee zo spoedig mogelijk van start te gaan. De structuurcommissie vindt het tevens van belang om tot de algemene ledenvergadering van 2004 een voorlopige ledenraad in te stellen. Die moet vanuit de fokverenigingen worden bemensd en fungeert als klankbord voor het bestuur in het verdere verloop van het invoeringstraject. Voor de bezetting van deze voorlopige ledenraad is door de structuurcommissie een profielschets opgesteld. Verder is geadviseerd een vertrouwenscommissie in stellen die als opdracht krijgt het zoeken van kandidaat-bestuursleden. Voor deze vertrouwenscommissie hebben wij namen aangedragen. Ook is een werkplan en tijdpad opgesteld. Tevens zijn profielschetsen voor de te zoeken kandidaat-bestuursleden opgesteld. Daarnaast hebben wij dringend geadviseerd de werkorganisatie nu al zodanig te professionaliseren dat die klaar is de taken uit te kunnen voeren binnen de nieuwe organisatie volgens het principe "besturen op hoofdlijnen".
De commissie gaat zich de komende tijd verder bezighouden met de nadere uitwerking van de werkwijze van de stamboekorganisatie. Een andere stap in het invoeringstraject is de opstelling van nieuwe conceptstatuten en reglementen.

De commissie nodigt ieder lid uit te reageren op deze rapportage.
Adviezen en suggesties kunt u zenden naar:

Mw I. Wijnia
Yn'e Lijte 123
9001 ZR Grou
mailto:ingrid.wijnia@ter-zake.nl

Namens de Structuurcommissie, Jolanda Schreuder, voorzitter.